在许多企业，固定资产盘点几乎是每年的例行工作。等到对账时，才发现账实差异成了常态：设备不见了，位置变动无人知晓，责任人说不清楚。一旦涉及盘亏，不仅仅是数字损失，还会让财务合规、内部稽核和管理层信任陷入被动。
不少行政人员和资产管理员对此心有余悸：
“盘亏责任到底该怎么算？谁来担？该不该赔？”
其实，盘亏责任之所以总是“扯不清”，根本原因往往不是流程复杂，而是岗位职责模糊。缺乏明确的权责界定，任何规范流程都容易变形走样。
要厘清责任，先要理清盘亏背后的四个基本问题：
资产是否入账？
很多企业在购入设备后，没有第一时间建立台账，或者只在财务系统里留痕，导致现场管理与账面脱节。
资产是否分配责任人？
设备被多人共用，或频繁调拨，却没有固定保管人。
盘点记录是否完备？
往年盘点数据不齐全，丢失与报废界限模糊。
处置流程是否透明？
报废、封存、转移等变动未按流程备案，后续无人认领。
如果这四个问题任何一个没有落实，盘亏就容易陷入“找不到头绪”的境地。
企业往往在资产管理制度上写着“责任人负责保管”，但实际操作时，岗位职责往往呈现两种极端：
全员模糊：没有台账分配，大家都觉得“公共物品”无需确认责任。
层层推诿：采购部门、行政部门、使用部门各有职责，但分界线不清晰，出了问题互相指责。
例如，某家公司丢失了多台笔记本电脑，审计时发现：
行政部门负责登记入账，但未分配责任人；
IT部门负责安装配置，却未签收移交；
使用部门员工离职，交接不清；
财务部门年终才发现实物丢失。
当岗位职责不明确，盘亏就成了无解的谜题。每个环节都说“和我无关”，最终只能由公司兜底处理。
无论企业规模大小，要想避免盘亏争议，首先要做的就是把岗位职责写清楚、落实到人、形成闭环。
下面是职责划分的三层体系：
由行政或采购部门负责：
验收入库
建立固定资产台账
在固定资产管理系统中录入资产编号、归属信息
关键：首录即要明确责任人，避免“后分配”造成脱节。
由资产使用部门承担：
保证资产处于合理使用状态
不得私自调拨
定期核对状态
关键：每台设备必须有唯一责任人，无论是否多人共用。
由财务或资产管理部门承担：
定期盘点
异常跟踪
折旧、核销审批
关键：监督不等于替代保管责任，而是发现问题、推动整改。
许多企业在流程设计上“纸面完美”，却依然无法落实责任，原因在于缺少系统支撑。
固定资产管理系统的价值，就在于把“岗位职责”嵌入每一步操作：
自动生成责任人台账：一旦采购入库，系统自动绑定责任人信息。
扫码调拨留痕：每一次调拨、借用，都在系统中记录责任链。
盘点闭环追溯：盘点发现盘亏，自动生成差异清单及责任归属。
审批流程电子化：报废、核销必须全流程留痕，无纸化归档。
一旦系统接管核心节点，岗位职责就不再是“模糊口头约定”，而是有数据支撑、可追溯的责任链。
当资产确实盘亏，不可避免要界定责任和处理方式。建议遵循四步法：
第一步：追溯核查
调出资产台账
查看最近调拨、借用记录
核对盘点历史
第二步：责任确认
先找最后使用或保管人
若调拨未记录，由调拨发起部门承担连带责任
无人认领的，由主管部门先行认责
第三步：情况说明
使用或保管人书面说明丢失情况
部门负责人签字确认
第四步：审定与处理
形成《固定资产盘亏责任认定表》
财务、行政、分管领导逐级审批
决定是否赔偿或免责
在此流程中，固定资产管理系统的日志与审批记录是最有力的证据依据。
很多时候，盘亏不一定意味着个人要赔偿。需要结合责任情节判断：
| 情况 | 责任认定 |
|---|---|
| 未经批准擅自调拨，导致资产丢失 | 重大过失，需承担赔偿责任 |
| 正常使用中被盗，保管措施合理 | 可免责 |
| 调拨、报废未及时入账，导致账实不符 | 管理责任，部门负责人承担整改责任 |
| 盘点频次不足，长期无人核对 | 部门与监督方共同承担管理责任 |
原则：先定责，再定性，再决定处理方式。
岗位职责分明不是一句口号。
要想落地，需要三件事并行：
✅ 清晰的制度
谁录入，谁保管，谁核对，谁审批
✅ 闭环的流程
从采购到报废，每一步都有证据链
✅ 可视化的工具
固定资产管理系统全程留痕
如果你还依赖纸面台账或零散Excel，哪怕流程写得再漂亮，也很难形成有效责任链。
盘亏不一定是管理失败，但盘亏责任无法厘清，一定是管理失职。
如果你的公司希望把固定资产管理做得专业，第一步就是把岗位职责写清楚，第二步是把流程固化到系统，第三步是让每一次盘点都能留下完整的证据链。
下一次盘点时，不妨先问问自己：
“这台设备是谁在管？什么时候最后一次确认？系统里有没有记录？”
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