固定资产盘点时发现资产缺失，既涉及资产安全管理，又关乎行政管理规范，处理不当将引发审计风险、资产流失、责任不清等连锁问题。作为行政人员，需在第一时间启动规范流程，确保查明原因、明确责任、合法合规处置。以下是一个专业、实用的处理思路：2025年固定资产清查工作方案：科学规划确保清查高效完成
一、第一时间登记与封存盘点记录
一旦发现资产缺失，不应急于口头处理，而应及时做以下动作：
填写“资产盘点异常记录表”，记录缺失资产的编号、名称、规格、存放地点、责任人、最后使用时间；
由盘点人、责任人、部门主管三方签字确认；
暂时封存该记录数据，不参与正式账实比对结果上报，避免账面误处理。
这一步的重点是“定性登记”，保留最原始的缺失证据。
二、启动内部调查流程
资产缺失并不等于一定遗失或被盗。行政人员应牵头与相关部门配合开展初步调查：
查阅资产调拨、借用、维修等记录，确认是否人为漏登记；
询问责任人和同事最近是否搬动过资产；
排查仓库、会议室、库房、维修点等“临时存放地”；
必要时调取
监控视频或查看门禁记录。
很多“缺失”资产，最终在跨部门存放点找回。
三、分类分级处理缺失资产
调查后仍无法找回资产的，应视情形进行分类处理：
1. 明确责任类：
因责任人疏忽
导致资产遗失的，应按照公司制度追责；
依据《资产责任书》或相关管理制度，提出
赔偿或整改建议；
通知人力或财务部门，
作为绩效考核或经济责任处罚依据。
2. 管理流程缺陷类：
如发现是
因资产流转流程混乱（如借用无登记），应启动流程修订；
通知IT、行政、财务联合优化固定资产管理流程，增加
扫码追踪或审批机制。
3. 外部不可抗力类：
如因搬迁、火灾、水灾、盗窃等外因造成资产丢失，需提供
完整事件说明书；
行政应协助财务部门完成
资产报废处理流程。
四、资产系统内操作建议
无论找回与否，最终需在固定资产管理系统中进行如下处理：
对“找回”的资产更新状态为“已复核”；
对“确认丢失”的资产，执行“报废”或“调账”操作，并
附上缺失处理记录扫描件；
保留缺失数据备份，便于后期审计检查。
使用如云呐固定资产管理系统，可自动记录所有盘点异常处理轨迹，提升合规性与可追溯性。
五、后续预防机制建议
定期
组织资产使用责任培训；
增设
资产借用扫码登记流程；
在新购资产时即打印二维码标识，并纳入系统统一管理；
每季度实施小范围抽盘，减少年度盘点压力。
资产缺失并非仅是行政“查不到”的问题，而是企业内控是否完善、责任体系是否清晰的体现。行政人员作为资产管理的中枢节点，应善用系统工具与流程机制，将被动发现变为主动预防。
