门店现状:常用表格方式管理,资产管理混乱,与账目实数不符,资产履历不完整,时间久了不清楚谁在使用,造成资产流失严重。个别门店的设备资产闲置率高,无法实时统计操作门店之间闲置资产相互调动,造成资产重复采购。门店资产派发,认领混乱,没有完整的审批流程并且资产借用,归还,调拨无人监管。门店分散,盘点工作开展困难,盘点流程复杂并且工作量大,时间长,出错率高。
客户对资产系统需求,有以下几点:
1,连锁餐饮有多家门店,需要同时使用一套系统;
2,资产数据支持批量导入,每家门店的资产要区分开;
3,每家门店的人员只能看到本门店的资产,总部能看到所有门店的资产信息;
4,要支持“总部和门店之间”或者“门店与门店之间”资产的调动;
5,可以设置审批流程;
6,支持对资产打标签,支持实现门店人员自助扫码盘点;
7,资产要有折旧功能。
解决方案
云呐资产,以钉钉为运行平台,通过技术开发,资产从采购、领用、退库、调拨、移交、维修、报废等全生命周期管理。客户使用云呐资产作为他们日常的资产管理工具,帮助企业解决了以上痛点,具体方案如下:
自动同步组织架构,多家门店在同一个钉钉架构内,系统会根据授权范围实时同步到系统中
资产管理--资产列表--批量操作--批量导入,下载模板,完善信息,批量上传,完成导入。每家门店的资产区分,资产导入时,每个资产需要选“归属部门”,是哪个门店的资产,“归属部门”就选择一下该门店。
在系统设置--组织架构--分配数据,可以实现每家门店的人员只能看到本门店的资产,总部能看到所有门店的资产信息。
资产调拨,有迹可循
设备维修,需要备机直接替换时,总部直接调拨给门店,门店领用调拨的设备。设备通过审批的方式获取,后台数据可查询,防止设备找不到、使用人不明确的情况。
闲置资产合理分配
资产管理员可以查询所有资产的使用状态,可以合理调配闲置的资产,提高资产的利用率,避免重复采购。
支持各单据设置审批流程:资产管理--流程配置--点击各单据--3,流程设置,发布(注:如需实现管理员代替其他人员发起审批,在4,高级设置,开启代发按钮,添加代发人员即可)
需要给资产打二维码标签,可以先在系统内设置模板--生成电子标签,电脑连接打印机即可打印标签,贴到资产上即可。
创建盘点任务,开启自助盘点按钮,可以实现移动端全员自助扫码盘点,如需保证盘点的真实性,还可以设置必须实时拍照上传图片,完成盘点提交。
资产折旧,点击系统设置--折旧设置,数据导入系统之后,折旧设置表也会实时同步,按照每个资产的残值数值设定好之后(可以单条设置,也可以批量设置),系统会在次月1日生成折旧数据,资产报表--折旧数据表,可以随时查看。
多维度数据统计分析
1)各类报表的可随时查询、导出等,需要哪些数据,点击对用报表右上角【更多查询】,可以按照筛选条件筛选出需要的数据导出保存;
2)通过部门及资产类型的选择,总部可以看到各门店的资产数量及状态,门店只能看到自己门店的资产状态。
总结:
1.组织架构实时同步,资产按门店分配,门店各自管理分配的资产。
2.操作便捷,发起操作,钉钉以工作通知消息实时送达,操作可留痕迹,方便后期追溯。
3.使用系统调拨,可以避免多次调拨后,实物与数据不符的问题,有效提高了工作效率及数据的准确性。
4.?总部可以查看所有门店的资产,有闲置的资产可互相调配,有效提高资产利用率,减少重复采购。
5.流程完整,可对资产全生命周期管理,提高资产流程处理效率,责任到人,权限清晰。
6.全员盘点,手机端可支持扫码盘点,操作方便,盘点结果发起任务人员可以审核,完成盘点任务报告单自动生成,可以查看和导出。